The protection of your personal data is of the utmost importance to Collection Attorneys Europe.

In this privacy statement we will explain in detail how we deal with your personal data in our capacity as data controller.

What?

We process your personal data. This implies that we use information on the basis of which you are or may be identified.

This information may be your name, an identification number, an address and/or contact details, but also information about your financial situation and the composition of your family. The term “processing” is to be interpreted in a very broad sense and may relate to collecting, recording, managing, structuring, saving, editing or changing, retrieving, consulting, using,… your personal information.

If you want to call upon our services, a minimum of personal information must be provided. We will not be able to assist you without having received certain inform.

Identity and contact details of the data controller

Collection Attorneys Europe Ltd

Zeevaarstraat 2

2000 ANTWERPEN

VAT: 0465.233.081

collect@ca-e.eu

Which datas?

The exact personal information processed by us depends on the services we are requested to provide. In general, the personal data we require are the following:

•Personal identification details: name, title, address (home and work), earlier addresses, telephone number (home and work), e-mail address, age, gender, date of birth, place of birth, civil status, nationality, national register number

•Financial situation: income, property, investments, total income, professional income, savings, information relating to investments, income from investments, costs relating to assets; information on liabilities, debts, loans, mortgages, other types of credit; information on insurance policies; financial intermediaries;…

•Professional activities: nature of the activity, nature of the goods or services used or delivered,…

•Family situation: name of the spouse or partner, date of marriage, date of the cohabitation contract, number of children,… details relating to previous marriages or contracts, divorce, separation, name of previous partners, children, dependent persons, other family members, collaterals, parents and descendants.

•Agreements and settlements: details relating to settlements or commercial agreements, agreements relating to representation or legal agreements, details relating to the agents.

•Legal data relating to convictions: tax fines and convictions, settlements.

•Legal data relating to judicial measures: guardianship, provisional administration, confinement, placement,…

•Companies: data of the companies of which the client is a shareholder or director.

Data processing

The processing of your personal data is not arbitrary; it requires a specific purpose and a legal basis.

Collection Attorneys Europe processes your personal data because you call upon our collection of receivables services (legal advice, the implementation thereof, assistance in legal proceedings in Belgium or abroad,…), because you provide(d) us with these data. You provide us with some of these data directly, for instance when you contact our office. Other data are received from third parties, e.g. other advisors you work with or the National Register.

Under certain circumstances we receive information about you although you do not have a direct relationship with us. This is generally the case if a client, for instance a member of your family or a contract partner, provides us with information about you within the context of his or her file.

We are therefore not allowed to process your personal data arbitrarily. The processing must have a legitimate purpose and a legal basis.

We process your personal data for the following specific purposes:

•To inform you of our services;

•To provide adequate advice on an issue submitted to us;

•To implement the advice provided to you;

•To assist you in any legal proceedings you are involved in;

•For the purpose of file management in general, including billing;

•To send general mailings relating to law and fiscal matters;

•To inform you specifically on matters or changes that may concern you;

We only process your personal data:

•If such processing is required ◦for the execution of our contract with you;

◦for the protection of your vital interests or those of others;

◦for the promotion of our legitimate interests or those of our staff members;

◦for the fulfilment of our legal obligations;

•Or after having obtained your explicit consent.

How long?

We do not keep your personal data forever.

Your personal data are only kept as long as necessary to achieve the purpose for which they are used.

Some examples:

•Client information is only kept as long as necessary, taking into account the client’s specific situation and the files managed by Collection Attorneys Europe on his/her behalf, or as long as required pursuant to our legal and deontological obligations.

Data control

You maintain full control of your personal data.

You are at all times entitled to request an overview of your personal data kept by us or to ask us to rectify incorrect data or remove your data from our files. You are furthermore entitled to revoke your consent to the data processing, to apply for restrictions to the processing or to object to the processing of your data by Collection Attorneys Europe. Finally, you are entitled to request us to transfer all data you provided us with to a third party specified by you.

If you wish to exercise one of these rights, you can send your request, with an identity document, to collect@ca-e.eu

We do not always have the obligation to grant your request, but we will always reply within the period of time determined by law and explain our refusal, if any.

We have one month to react to your request by which you exercise one of your rights. If the request is complex, this period is extended by two months. If your request is clearly unfounded or unreasonable, we are entitled to deny this request or charge a fee covering the administrative expenses we incurred in sending you a reply.

Depending on the specific request, you can rely on us to take the actions described below:

Right of access

If we receive a request for access, we will send you the legally defined information electronically. If you want to receive the data processed by us on paper, you should mention this explicitly in your request. If you want to receive more than one copy of your personal data, we can charge a fee.

Right of rectification

 If you inform us of the fact that some of your data are incorrect or incomplete, we will adjust our files.

Right to revoke your consent

 If the processing of personal data is based on your consent, you are at all times entitled to revoke this consent. Such revocation will not affect the legitimacy of the processing of data on the basis of the consent granted before the revocation.

Right to erasure

 You can request us to erase personal data the processing of which is no longer justifiable. The right to erase data is not an absolute right. You can only exercise this right in the following cases:

•the personal data are no longer required to achieve the purpose of the processing;

•we process the personal data illegitimately;

•we must erase the personal data pursuant to a legal obligation;

•you revoke your consent and there is no other legal basis for the processing of your data;

•after the successful exercise of the right to object.

In certain cases, we are entitled to refuse to erase the personal data, for instance if the processing is required in order for us to meet a legal obligation or in order to institute, exercise and corroborate a legal action.

Right to restrict data processing

 Under certain circumstances you can request a “restriction” of the processing of your personal data. As a result, we will only store your personal data and cease any other processing activities.

You are entitled to a restriction of the processing of your personal data in the following cases:

•if you challenge the accuracy of the personal data, during a period enabling us to check the accuracy of these data;

•if the data were processed illegitimately;

•if you need the personal data for the purpose of a legal action while we no longer need them;

•if you exercise your right of objection. The restriction applies pending a reply to the question as to whether our legitimate interests outweigh yours.

Right of objection

 You can object to the processing of your personal data if the processing is based on legitimate interests of Collection Attorneys Europe or a third party. Should the occasion arise, you need to inform us of the reasons for the objection that are connected with your specific situation. When evaluating your objection, we need to weigh your interests against ours (or those of the third party involved). If for any reason, we are of the opinion that we cannot agree with your objection, we will inform you of that reason.

In other cases it may not be possible to object to the processing, but bear in mind that, if the processing of personal data is based on your consent, you can at all times revoke it.

Right of data portability

 The purpose of the right of data portability is to enable you to obtain your personal data in a structured, conventional and machine-readable format and to reuse them within the context of other services. This means that you can transfer personal data from one IT environment to another.

One of the basic requirements for data portability is that the data must have been processed in an automated manner, e.g. because they are part of a digital file. In addition, you must have provided the data yourself.

Most of the processing by Collection Attorneys Europe does not take place in an automated manner, as referred to in the data protection legislation.

Right not to be subject to automated decision-making

Automated decision-making within the meaning of the data protection legislation implies that decisions are taken by computer programs or systems without human intervention, with a considerable impact on or legal consequences for a person. If automated decision-making processes are used (within legal limits), adequate measures need to be taken that protect the rights of the person concerned. These measures at least provide for the possibility for the person concerned to challenge the decision, make their position known and request human intervention.

No automated decision-making processes are used by Collection Attorneys Europe.

Data share with third parties

Under certain circumstances we share your personal data with third parties.

Your data are used by Collection Attorneys Europe in the first place to manage your file. Obviously, we sometimes need to share these data with people outside our office in order to execute our contract with you. These third parties may include notaries public, attorneys at law, bailiffs,  financial intermediaries or other advisors, insurance companies, translators, courts, auditors, etc.

In addition, we are sometimes compelled to provide personal data to third parties in order to meet our deontological or legal obligations or to protect our legitimate interests.

****************************

Complaints? You can always contact us or the national regulator.

This is possible at the following address:

Data protection authorities

 Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

 +32 (0)2 274 48 00

 +32 (0)2 274 48 35

commission@privacycommission.be

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor Collection Attorneys Europe.

In deze privacyverklaring zetten wij op gedetailleerde wijze uiteen hoe wij, als verwerkingsverantwoordelijke, met uw persoonsgegevens omgaan.

WAT ?

Wij verwerken uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat wij informatie gebruiken aan de hand waarvan u geïdentificeerd wordt of kan worden.

Dat kan gaan om uw naam, een identificatienummer, adres- en/of contactgegevens, maar ook gegevens omtrent uw vermogen en gezinssamenstelling. Het begrip “verwerken” moet dan weer heel ruim begrepen worden en kan slaan op het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,… van uw persoonlijke informatie.

Als u op ons beroep wilt doen, moet steeds een minimum aan persoonsgegevens verstrekt worden. Zonder bepaalde gegevens kunnen wij u niet bijstaan.

Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

Collection Attorneys Europe BVBA

Zeevaartstraat 2

2000 ANTWERPEN

KBO: 0465.233.081

collect@ca-e.eu

Welke gegevens?

De concrete persoonsgegevens die wij verwerken variëren van geval tot geval. In grote lijnen gaat het om de volgende persoonsgegevens:

•Persoonlijke identificatiegegevens: naam, titel, adres (privé, werk), vroegere adressen, telefoonnummer (privé, werk), e-mailadres, leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, rijksregisternummer

•Financiële situatie: inkomsten, bezittingen, investeringen, totale inkomsten, beroepsinkomsten, spaargelden, informatie inzake beleggingen, investeringsinkomsten, lasten op de activa; informatie inzake passiva, schulden, leningen, hypotheken, andere vormen van krediet; informatie inzake afgesloten verzekeringspolissen; financiële tussenpersonen waarmee wordt gewerkt; …

•Beroepsactiviteiten: aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten die worden gebruikt of geleverd,…

•Familiale situatie: naam van de echtgeno(o)t(e) of partner, huwelijksdatum, datum van het samenlevingscontract, aantal kinderen,… bijzonderheden betreffende de vorige huwelijken of verbintenissen, echtscheidingen, scheidingen, namen van de vroegere partners, kinderen, personen ten laste, andere leden van het gezin, bloedverwanten in zijlijn, ouders en afstammelingen.

•Overeenkomsten en schikkingen: bijzonderheden betreffende de schikkingen of handelsovereenkomsten, overeenkomsten betreffende de vertegenwoordiging of juridische overeenkomsten, bijzonderheden betreffende de agenten.

•Gerechtelijke gegevens betreffende veroordelingen: fiscale sancties en veroordelingen, getroffen schikkingen.

•Gerechtelijke gegevens betreffende gerechtelijke maatregelen: voogdijschap, voorlopig bewindvoerder, internering, plaatsing,…

•Vennootschappen: gegevens van de vennootschappen waar de cliënt aandeelhouder of bestuurder is.

Verwerking

De verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt niet zomaar; ze vereist een specifiek doel én wettelijke basis.

Collection Attorneys Europe verwerkt uw persoonsgegevens omdat u op ons beroep doet voor het verlenen van incassoprestaties (incasso, juridisch advies, de uitvoering hiervan, bijstand in procedures in België of in het buitenland,…), omdat u deze zelf aan ons (hebt) verstrekt. U geeft een aantal van deze gegevens rechtstreeks aan ons door, bijvoorbeeld in uw rechtstreekse contacten met ons kantoor. Andere gegevens krijgen we via derden, waaronder andere adviseurs waarmee u werkt of het Rijksregister.

In bepaalde omstandigheden beschikken wij over informatie over u, terwijl u geen directe relatie met ons hebt. Meestal is dit omdat een cliënt ons informatie over u verstrekt in het kader van zijn of haar dossier, bijvoorbeeld in uw hoedanigheid van familielid of contractuele tegenpartij.

Wij mogen uw persoonsgegevens dus niet zomaar verwerken. Er moet een rechtmatig doel en een wettelijke grondslag voor de verwerking bestaan.

Wij verwerken uw persoonsgegevens bijvoorbeeld voor de volgende specifieke doelen:

•Om u te kunnen informeren over onze dienstverlening;

•Om u adequaat te kunnen adviseren omtrent een aan ons voorgelegde vraagstelling;

•Ter uitvoering van de aan u verstrekte adviezen;

•Om u te kunnen bijstaan in een gerechtelijke procedure waarin u bent verwikkeld;

•Voor dossierbeheer in het algemeen, met inbegrip van facturatie;

•Om u specifiek te kunnen informeren inzake zaken of wijzigingen die u kunnen aanbelangen;

Wij verwerken uw persoonsgegevens enkel:

•Ofwel wanneer de verwerking noodzakelijk is

◦Voor de uitvoering van onze overeenkomst met u;

◦Voor de bescherming van uw vitale belangen of die van anderen;

◦Voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van onze medewerkers;

◦Voor het vervullen van onze wettelijke verplichtingen;

•Ofwel wanneer we uw uitdrukkelijke toestemming hebben.

Hoelang?

Wij houden uw persoonsgegevens niet eeuwig bij.

Uw persoonsgegevens worden maar zolang bewaard als nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden gebruikt.

Enkele voorbeelden van bewaartermijnen:

•Cliënteninformatie wordt zo lang bijgehouden als nodig is, gelet op de specifieke situatie van de cliënt en de voor hem/haar door Collection Attorneys Europe behartigde dossiers, dan wel zo lang als vereist conform onze wettelijke en deontologische verplichtingen.

Controle over uw persoonsgegevens.

U kan steeds een overzicht van uw persoonsgegevens bij ons opvragen, ons vragen om onjuiste gegevens recht te zetten of om uw gegevens uit onze bestanden te verwijderen. Ook heeft u het recht om gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, de beperking van de verwerking te vragen, of u te verzetten tegen de gegevensverwerking door Collection Attorneys Europe. Tot slot heeft u het recht om ons te vragen alle gegevens die u ons heeft bezorgd, over te dragen aan een door u bepaalde derde.

Wilt u van één van deze rechten gebruik maken, e-mail ons dan uw verzoek, samen met een identiteitsbewijs, naar collect@ca-e.eu.

Wij zijn niet altijd verplicht om op uw verzoek in te gaan, maar wij zullen steeds reageren binnen de wettelijk bepaalde termijn en onze eventuele weigering toelichten.

Wij hebben één maand om te reageren op uw verzoek waarmee u één van uw rechten uitoefent. Gaat het om een complex verzoek, dan wordt de termijn met twee maanden verlengd. Bij een duidelijk ongegrond of buitensporig verzoek, mogen wij uw verzoek negeren of u een vergoeding aanrekenen die overeenstemt met onze administratieve kost voor het bezorgen van een antwoord.

Naargelang het concrete verzoek, kan u het volgende van ons verwachten:

Recht op inzage

 Als wij een verzoek tot inzage ontvangen, dan bezorgen wij u de wettelijk omschreven informatie in elektronische vorm. Wenst u de gegevens die wij verwerken op papier te ontvangen, dan moet u dit ons uitdrukkelijk vragen. Wanneer u meer dan één kopie van uw persoonsgegevens wenst, kunnen wij hiervoor een vergoeding aanrekenen.

Recht op verbetering

 Als u ons meedeelt dat bepaalde van uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, dan passen wij dit aan in onze bestanden.

Recht om uw toestemming in te trekken

Als de verwerking van persoonsgegevens berust op uw toestemming, dan heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Recht op gegevensverwijdering

 U kan vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen waarvoor geen gegronde reden meer bestaat om deze te verwerken. Het recht om gegevens te wissen is niet absoluut. U kan dit recht slechts in de onderstaande gevallen uitoefenen:

•de persoonsgegevens zijn niet langer noodzakelijk om het nagestreefde doel te vervullen;

•wij verwerken de persoonsgegevens onrechtmatig;

•wij moeten moet de persoonsgegevens wissen door toedoen van een wettelijke verplichting;

•u trekt uw toestemming in en de verwerking heeft geen andere rechtsgrond;

•na een succesvolle uitoefening van het recht van bezwaar.

In bepaalde gevallen zullen wij echter kunnen weigeren om de persoonsgegevens te wissen. Dit is onder meer het geval wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een wettelijke plicht die op ons rust of voor de instelling, uitoefening en de onderbouwing van een eventuele vordering in rechte.

Het recht van beperking van gegevensverwerking

 In bepaalde omstandigheden kan u een “beperking” van de gegevensverwerking vragen. Het gevolg daarvan is dat wij uw persoonsgegevens alleen nog maar opslaan en alle andere verwerkingsactiviteiten stopzetten.

U heeft het recht om de beperking van de gegevensverwerking te verkrijgen in de volgende gevallen:

•als u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;

•als de verwerking onrechtmatig is;

•als u de persoonsgegevens nodigt heeft voor de uitoefening van een rechtsvordering, terwijl wij ze niet meer nodig hebben;

•als u uw recht van bezwaar uitoefent. De beperking geldt in afwachting van het antwoord op de vraag of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan de uwe.

Het recht van bezwaar

 U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als de verwerking steunt op het gerechtvaardigde belang van Collection Attorneys Europe of een derde. Laat ons in voorkomend geval weten wat de redenen van het bezwaar zijn die verband houden met uw specifieke situatie. Bij de beoordeling van uw bezwaar dienen wij een afweging te maken tussen uw belangen en de onze (of die van de derde in kwestie). Mochten wij om één of andere reden van mening zijn dat wij niet kunnen ingaan op uw bezwaar, zullen wij u de redenen daarvan meedelen.

In andere gevallen kan u geen bezwaar maken, maar denk eraan dat als de verwerking van persoonsgegevens steunt op uw toestemming, u deze steeds kan intrekken.

Het recht op gegevensoverdraagbaarheid

De bedoeling van het recht op gegevensoverdraagbaarheid is om u in staat te stellen uw persoonsgegevens te verkrijgen, op een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm,  en ze te hergebruiken voor andere diensten. Op een gebruiksvriendelijke manier kan u dus persoonsgegevens verplaatsen van de ene IT-omgeving naar een andere.

Eén van de basisvoorwaarden voor de gegevensoverdraagbaarheid is dat het moet slaan op gegevens die op geautomatiseerde wijze zijn verwerkt, bvb. omdat ze zijn opgenomen in een digitaal bestand. Daarnaast moet het gaan om gegevens die u zelf heeft verstrekt.

De meeste verwerkingen door Collection Attorneys Europe gebeuren niet op geautomatiseerde wijze zoals bedoeld in de wetgeving gegevensbescherming.

Het recht om niet aan geautomatiseerde besluitvorming onderworpen te worden

 Er is sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de wetgeving gegevensbescherming, wanneer besluiten worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder menselijke tussenkomst, en die een persoon aanzienlijk treffen of juridische gevolgen hebben voor hem of haar. Wanneer gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming (binnen het wettelijk kader), dan moet worden voorzien in passende maatregelen die de rechten van de betrokkene beschermen. Die maatregelen omvatten minstens de mogelijkheid voor de betrokkene om dit besluit aan te vechten, zijn of haar standpunt kenbaar te maken en een menselijke tussenkomst te vragen.

Bij Collection Attorneys Europe wordt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming toegepast.

Persoonsgegevens gedeeld met derde

Onder omstandigheden delen wij uw persoonsgegevens met derden.

Uw gegevens worden in eerste instantie gebruikt door Collection Attorneys Europe om uw dossier te behartigen. Uiteraard is het echter soms nodig dat wij deze gegevens ook met personen buiten ons kantoor delen om onze overeenkomst met u uit te voeren. Denk daarbij aan notarissen, gerechtsdeurwaarders, advocaten, financiële tussenpersonen of andere adviseurs, verzekeringsmaatschappijen, vertalers, rechtbanken, revisoren, enz.

Daarnaast moeten wij soms persoonsgegevens verstrekken aan derden bij de uitvoering van onze deontologische of wettelijke verplichtingen, of om onze rechtmatige belangen te beschermen.

*******************************

Klachten? U kan steeds bij ons terecht of bij de nationale toezichthouder.

Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit

 Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

 +32 (0)2 274 48 00

 +32 (0)2 274 48 35

commission@privacycommission.be